fbpx Maak van elk moeilijk gesprek een opportuniteit voor wederzijds respect en vertrouwen | ubeon
 

Maak van elk moeilijk gesprek een opportuniteit voor wederzijds respect en vertrouwen

Maak van elk moeilijk gesprek een opportuniteit voor wederzijds respect en vertrouwen
Een moeilijk gesprek. Een moeilijk moment. Een moeilijke klant. Als leidinggevende, manager, trainer, coach of consultant werk je niet enkel met het mentale deel van de mens. Je werkt evenzeer met de emotionele mens.

We hebben allemaal al gesprekken meegemaakt waar de interactie niet optimaal was, zowel vanuit jouw perspecitef als dat van de ander. Niemand heeft de intentie om een moeilijke situatie te creëren maar misverstanden kunnen snel ontstaan… en ontaarden soms in een allesbehalve comfortabele communicatie.

Het verschil tussen intentie en betekenis

Elke dag beleef je diverse wisselwerkingen tussen jezelf en anderen. Uitdagende interacties ontstaan door verschillen in verwachtingen, perceptie of communicatie. Deze discrepanties worden veroorzaakt door jezelf, de ander of door beiden. Een paar voorbeelden:

De coach of leidinggevende:

  • vergeet zorg te dragen voor een veilige omgeving of spreekt iemand persoonijk aan in het bijzijn van derden (collega’s, andere belanghebbenden);
  • brengt een moeilijke boodschap zonder enige empathie of voldoende morele ondersteuning voor de ander;
  • geeft vreemde non-verbale signalen, bijvoorbeeld door te focussen op zijn computerscherm of notities, zonder oogcontact of aangepaste gebaren, of met afstandelijk stemgebruik;
  • spreekt in algemene termen, niet voldoende specifiek of met ambigu taalgebruik.

Anderzijds bestaan er situaties waarbij de collega of klant:

  • ‘dokter Google’ heeft geraadpleegd en zo overtuigd is geraakt van een eigen verklaring over een bepaalde oorzaken en aanpak;
  • het gevoel heeft dat hij niet gehoord wordt en zo gefrustreerd raakt;
  • de analyse of voorgestelde strategie niet accepteert;
  • de aanbevelingen en instructies van de coach / leidinggevende niet of verkeerd opvolgt en zo gefrustreerd raakt over de progressie van de strategie;
  • focust op wat er verkeerd is in plaats van de aandacht te richten op vooruitgang.

Hoewel zowel de leidinggevende / coach als medewerker / klant de intentie hebben om samen te werken naar een gewenste uitkomst, blijkt dat in de praktijk niet altijd even makkelijk.

Bovendien zijn er randfactoren die deze interacties nog extra bemoeilijken, zoals:

  • historiek
  • verwachtingen
  • persoonlijkheid
  • belemmerende overtuigingen
  • religieuze overtuigingen
  • financiële toestand
  • taalbarrières
  • gebrekkige communicatievaardigheden
  • lange werkuren
  • slaapgebrek
  • persoonlijke problemen
  • gebrekkige documentatie of wetenschappelijke onderbouw
  • tijdsgebrek

Als coach of leidinggevende is het dan ook belangrijk om je bewust te zijn van systemische of interpersoonlijke factoren en daar rekening mee te houden. Het is des te belangrijker om in het moment van de interactie zélf voluit aanwezig te zijn voor de ander en zorg te dragen voor een veilige ruimte. Daarbij hou je rekening met zowel de fysieke, mentale als de emotionele toestand van je gesprekspartner.

Aandacht voor jezelf, de ander, de relatie

Een mooi principe hierbij is de ‘Betrokken Getuige’. Daarbij balanceer je je aandacht tussen de drie ‘partijen’ die in elke interactie aanwezig zijn:

  • jezelf — ben ik OK?
    Hoe voel ik mij? Wat kan ik doen om zelf rustig, open en gebalanceerd te zijn?
  • de ander — is de ander OK?
    Hoe voelt die zich? Op welke manier kan ik het voor de ander makkelijk maken om barrières te overstijgen, open en aandachtig te blijven?
  • de relatie — zijn wij OK?
    Hoe is onze wisselwerking? Op welke manier is die veilig en gepast? Hoe kan ik ervoor zorgen dat de juiste en nodige informatie vlot doorstroomt.

Door je bewust te worden van het proces bij jezelf, de ander én het geheel kan je tegelijk verbinding maken met je de ander én afstand houden. Je bent zowel participant van de interactie als getuige van de interactie.

Dit principe komt ruimschoots aan bod in onze opleiding 'Personal branding & online presence'. Tijdens deze training leer je handige principes en technieken waarmee je de interactie en verstandhouding met je collega’s en/of klanten naar een hoger niveau tilt. Zo neem je een pak stress-triggers weg en zorg je voor een veilige ruimte die wederzijds respect en vertrouwen stimuleert.