Verkoopvoorwaarden bij booking

Verkoopvoorwaarden bij booking
Deze verkoopvoorwaarden zijn van toepassing bij de het reserveren van zalen van ons business- en opleidingscentrum 'De Oosterhoeve'.

Toepasselijkheid

Het huisreglement is van toepassing op het pand (Oosterhoeve) gelegen te Geraardsbergsesteenweg 147, 9860 Oosterzele, eigendom van The Cedar Fund C.V.B.A. en uitgebaat door UBEON BELGIUM C.V.B.A.

De Oosterhoeve wordt in de ruimste zin geïnterpreteerd en omvat het volledige gebouw of delen ervan met de daarbij horende infrastructuur, evenals de organisatie.

De Oosterhoeve is geen publiek toegankelijk gebouw.

Het betreken van de Oosterhoeve impliceert dat iedere bezoeker, kennis genomen heeft van het Reglement, de bepalingen ervan aanvaardt zonder voorbehoud en ze ook zal naleven.

Het Reglement is naleesbaar aan de ingang van het gebouw en op de website.

Reservatie

Bij boeking geldt een optie gedurende 7 dagen, binnen deze periode moet de boekingsfactuur betaald worden.

De boeking van de zaal is pas definitief na betaling van de factuur (onder voorbehoud).

Annulatie:

  • 2 maanden vooraf: De betaling wordt gecrediteerd, na aftrek van €25,- administratiekost.
  • 30-60 dagen vooraf: De betaling wordt 50% gecrediteerd.
  • < 30 dagen vooraf: De betaling wordt niet gecrediteerd.*
(*) Niet van toepassing op Last Minute reservaties!

Na afloop van het event is het toegelaten om de ‘Foyer’ (ontvangstruimte) 1 uur gratis te gebruiken om nog even te netwerken. Dit moet bij reservatie vermeld worden.
Wil je na afloop toch nog graag iets drinken of eten, dan kan dat in de ‘Foyer’ mits een toeslag van €75 / 2uur.

Toegang

Iedere bezoeker die zich aanmeldt in de Oosterhoeve moet in het bezit zijn van een uitnodiging, reservatie of moet anderzijds gerechtigd zijn om het pand te betreden.

Iedere bezoeker die geen workshop of opleiding komt bijwonen en beroepsmatig de Oosterhoeve betreedt, meldt zich aan bij het onthaal.

Iedere bezoeker dient zich als een goede huisvader te gedragen. Iedere persoon die schade toebrengt aan personen, goederen, gebouwen en/of ander materiaal toebehorend aan UBEON zal volledig aansprakelijk gesteld worden voor alle schade met inbegrip van gevolgschade.

UBEON behoudt zich het recht voor de toegang tot de Oosterhoeve te verbieden aan personen die kennelijk onder invloed van alcohol, drugs, of enig ander opwekkend middel, die door manifest gedrag aantonen het inzicht te hebben de openbare orde te verstoren en provoceren door bijvoorbeeld het aanzetten tot slagen, verwondingen, haat, woede of racistische opmerkingen, die een toegangsverbod hebben gekregen, opgelegd door ofwel UBEON zelf ofwel de administratieve of gerechtelijke autoriteiten, of die in het algemeen één of meerdere bepalingen van het Reglement niet naleven.

UBEON behoudt zich het recht voor om voor de redenen hierboven opgesomd de betrokken persoon uit de Oosterhoeve te laten verwijderen.

Indien UBEON om veiligheidsredenen het recht van toegang tot de Oosterhoeve weigert of om dezelfde redenen de betrokken persoon uit de Oosterhoeve laat verwijderen, is UBEON niet gehouden eventuele inschrijvingsgeld of reservatie terug te betalen.

Hetzij uitdrukkelijke toestemming van UBEON is het verboden de volgende voorwerken in de Oosterhoeve binnen te brengen of binnen te laten brengen:

  • drugs en/of opwekkende/verdovende middelen
  • projectielen of explosieven in vaste, vloeibare of gasachtige toestand
  • ontvlambare producten of stoffen, spuitbussen
  • opnamemateriaal
  • elk wapen of gevaarlijk, snijdend of kneuzend voorwerp die de veiligheid van bezoekers in gevaar kan brengen en/of schade kan toebrengen aan goederen of materiaal

UBEON en/of haar aangestelde of derden kunnen gelast worden om afgifte van dergelijke producten/voorwerpen te verzoeken. De toegang tot de Oosterhoeve wordt ontzegd aan eenieder die zich tegen deze afgifte verzet.

UBEON sluit de toepassing van de wettelijke bepalingen rond bewaargeving expliciet uit. UBEON zal in geen geval aansprakelijk kunnen gesteld worden voor de aan haar toevertrouwde voorwerpen.

Behoudens toestemming van UBEON worden dieren niet toegelaten in de Oosterhoeve.

Elke persoon die binnenkort in de Oosterhoeve kan worden gefilmd en de beelden kunnen worden geregistreerd en opgeslagen. Het registreren en het opslaan van deze beelden gebeurt met het oog op handhaving en naleving van de veiligheid in de Oosterhoeve.

Business- en opleidingscentrum

In het gebouw is het ten strengste verboden:

  • te roken;
  • schade toe te brengen aan personen, goederen, gebouwen en/of ander materiaal toebehorend aan UBEON;
  • zich te bevinden in die niet toegankelijke gedeelten van het gebouw;
  • hinder te veroorzaken;
  • orde te verstoren in en rond het gebouw;

Woonhuis

De aanpalende woning, gelegen te Geraardsbergsesteenweg 145, is een privéwoning en derhalve niet toegankelijk voor het publiek.

Ook de tuin achteraan de woning is niet toegankelijk.

Om de privacy van de bewoners van deze woning te respecteren verzoeken we om niet voor de deuren en ramen aan de binnenkoer te gaan staan.

Om de nachtrust van de bewoners van deze woning te respecteren verzoeken we om tussen 20 uur en 8 uur geen lawaai te maken op de binnenkoer.

Parkeren

Bezoekers kunnen vrij parkeren op de daartoe voorziene parkeerstroken langs de Geraardsbergsesteenweg.

Indien bezoekers hun wagen plaatsen op het parkeerterrein achteraan het gebouw (3 beschikbare plaatsen), worden de bestuurders verzocht hun voertuig op de daartoe voorziene parkeerplaatsen te plaatsen. Zij worden verzocht hun wagen zorgvuldig af te sluiten en erop toe te zien geen waardevolle spullen achter te laten. UBEON  is niet verantwoordelijk voor enige vorm van diefstal en/of beschadiging of lichamelijk letsel.

Het is niet toegestaan om de voertuigen te parkeren op de oprit van de aanpalende privéwoning, of op de binnenkoer.

Indien er meer dan 10 bezoekers verwacht worden kunnen wij op vraag van de organisator de houtweide, gelegen in de Roosbloemstraat, reserveren. Dit is een verharde weide waarop een 20-tal voertuigen terecht kunnen.

Veiligheid

Omwille van veiligheidsredenen en/of andere gelijklopende redenen, behoudt UBEON zich het recht voor om:

  • de opleidingen of vergaderingen te onderbreken of stop te zetten;
  • de Oosterhoeve gedeeltelijk om volledig te ontruimen
  • bezoekers die zich niet aan het Reglement houden uit de Oosterhoeve te verwijderen.

In deze gevallen kan het inschrijvingsgeld of huurgeld niet teruggevorderd worden.

UBEON raadt de bezoeker aan om bij het betreden van de Oosterhoeve in het algemeen en de zaal in het bijzonder, te vergewissen van de verschillende nooduitgangen en de veiligheid signalisaties.

UBEON kan ik geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade, verlies, diefstal of gebeurlijke ongevallen. UBEON kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van tekortkomingen of opzettelijke fouten van haar aangestelde of uitvoeringsagenten.

UBEON behoudt zich het recht voor om conform de geldende wetgeving camerabewaking uit te oefenen.

Organisatoren en huurders worden verzocht om het pand volledig af te sluiten, de poort dicht te doen en het alarm te activeren wanneer zij als laatsten de Oosterhoeve verlaten.

Eten en drinken

Het is niet toegestaan om op het terrein voedingswaren te verkopen.

UBEON kan op vraag van de organisator catering voorzien. Catering moet minstens één week op voorhand doorgegeven worden.
De bestelling kan niet meer gewijzigd worden binnen de 4 werkdagen voor de boeking. Verschillen tussen de oorspronkelijk gefactureerde bestelling en de uiteindelijke bestelling worden binnen de 7 werkdagen na het event gefactureerd of gecrediteerd.

Uitgebreide catering (zelfbediening) is enkel mogelijk voor een maximum van 30 personen.
Je kan hiervoor gebruik maken van onze cateraar of je kan ook alles zelf regelen met een cateraar naar keuze.

Opgelet: dit kan enkel op voorwaarde dat jouw cateraar instaat voor de presentatie en de volledige opruim achteraf.

Koffie, thee en water zijn volledig gratis en zelfbediening.

Tenzij uitdrukkelijke toestemming is het niet toegestaan om eten en drinken (behalve water) mee te nemen in de vergaderzalen.

Orde en netheid

Bezoekers zijn medeverantwoordelijk voor de orde en netheid in de door hen gebruikte ruimtes.

Organisatoren en huurders van de ruimtes worden verzocht om de gehuurde ruimte na afloop proper achter te laten voor de volgende bezoeker.

Vuile borden, glazen en bestek horen in de keuken in de vaatwasser.

Om hygiënische redenen vragen wij om etensresten in de vuilbak in de keuken te deponeren. Er moet niet gesorteerd worden.

Aanpasbaarheid

UBEON behoudt zicht het recht voor deze bepalingen te allen tijde aan te passen.